VÌ SAO BROS E&C BẮT ĐẦU HÀNH TRÌNH CHUYỂN ĐỔI SỐ?

Trong quá trình phát triển, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng sẽ đến một thời điểm phải đối mặt với một câu hỏi quan trọng: Liệu cách quản lý hiện tại có còn phù hợp với quy mô của ngày mai?

Đối với Bros E&C, câu hỏi đó xuất hiện khi số lượng dự án ngày càng nhiều, đội ngũ kỹ sư ngày càng lớn và lượng thông tin cần quản lý tăng lên theo từng ngày.

Mỗi công trình đều tạo ra hàng nghìn dữ liệu liên quan đến tiến độ, vật tư, nhân lực, hồ sơ chất lượng, thanh toán, an toàn lao động và nhiều hoạt động khác. Khi doanh nghiệp phát triển, việc quản lý bằng các bảng tính riêng lẻ, những nhóm trao đổi trên ứng dụng nhắn tin hay các báo cáo tổng hợp thủ công dần bộc lộ những giới hạn.

Thông tin tồn tại ở nhiều nơi.

Dữ liệu bị phân tán.

Việc tổng hợp mất nhiều thời gian.

Ban lãnh đạo đôi khi phải chờ báo cáo mới có thể đưa ra quyết định.

Đó không phải là vấn đề của một cá nhân hay một phòng ban. Đó là giới hạn tự nhiên của một phương thức quản lý khi doanh nghiệp bước sang một giai đoạn phát triển mới.

Chúng tôi nhận ra rằng, nếu muốn phát triển bền vững, điều cần thay đổi không phải là con người, mà là hệ thống.

Chuyển đổi số không phải để thay thế con người

Khi nhắc đến chuyển đổi số, nhiều người thường nghĩ đến việc đầu tư phần mềm, ứng dụng trí tuệ nhân tạo hay tự động hóa quy trình.

Tuy nhiên, tại Bros E&C, chúng tôi lựa chọn bắt đầu từ một câu hỏi đơn giản hơn:

Làm thế nào để đội ngũ kỹ sư và cán bộ quản lý có nhiều thời gian hơn cho chuyên môn, thay vì dành quá nhiều thời gian để tổng hợp thông tin và lập báo cáo?

Một kỹ sư công trường nên dành thời gian kiểm soát chất lượng thi công.

Một chỉ huy trưởng nên tập trung điều phối công việc và xử lý các vấn đề phát sinh.

Một trưởng phòng nên phân tích dữ liệu để đưa ra giải pháp.

Nếu phần lớn thời gian của họ dành cho việc tìm kiếm tài liệu, tổng hợp số liệu hoặc làm đi làm lại những công việc mang tính hành chính, thì đó không phải là cách sử dụng hiệu quả nguồn lực của doanh nghiệp.

Đối với Bros E&C, công nghệ không thay thế con người. Công nghệ giúp con người làm tốt hơn những công việc mà chỉ con người mới có thể làm.

Điều chúng tôi muốn xây dựng không phải là một phần mềm

Trong quá trình tìm hiểu về chuyển đổi số, chúng tôi nhận thấy có rất nhiều giải pháp công nghệ dành cho doanh nghiệp xây dựng.

Nhưng càng nghiên cứu, chúng tôi càng hiểu rằng phần mềm không phải là câu trả lời.

Một hệ thống hiện đại cũng sẽ không tạo ra giá trị nếu quy trình chưa rõ ràng.

Một nền tảng mạnh cũng sẽ không phát huy hiệu quả nếu dữ liệu thiếu tính thống nhất.

Vì vậy, Bros E&C không bắt đầu bằng việc lựa chọn phần mềm.

Chúng tôi bắt đầu bằng việc rà soát quy trình làm việc của từng phòng ban, xác định dòng chảy của thông tin trong doanh nghiệp và đặt câu hỏi cho từng bước công việc:

• Dữ liệu này được tạo ra ở đâu?
• Ai là người sử dụng?
• Có cần nhập lại nhiều lần hay không?
• Có thể tự động hóa bước nào?
• Làm thế nào để giảm bớt thao tác nhưng vẫn nâng cao khả năng kiểm soát?

Chỉ khi hiểu rõ doanh nghiệp của mình, chúng tôi mới bắt đầu lựa chọn công nghệ phù hợp.

Mỗi dữ liệu chỉ nên được tạo ra một lần

Đây là một trong những nguyên tắc quan trọng nhất trong hành trình chuyển đổi số của Bros E&C.

Trong nhiều doanh nghiệp, cùng một thông tin có thể được nhập đi nhập lại ở nhiều biểu mẫu khác nhau để phục vụ các phòng ban khác nhau.

Điều đó không chỉ làm tăng khối lượng công việc mà còn tạo ra nguy cơ sai lệch dữ liệu.

Tại Bros E&C, chúng tôi hướng tới một cách làm khác.

Dữ liệu được tạo ra ngay tại nơi công việc phát sinh.

Sau đó, dữ liệu sẽ được chia sẻ cho toàn bộ những bộ phận có nhu cầu sử dụng.

Người thực hiện không phải làm cùng một việc nhiều lần.

Các phòng ban không phải tổng hợp lại từ đầu.

Ban lãnh đạo không phải chờ đợi các báo cáo thủ công.

Một nguồn dữ liệu thống nhất sẽ tạo nên một doanh nghiệp vận hành thống nhất.

Chúng tôi không muốn nhân viên dành nửa ngày để viết báo cáo

Trong quá trình làm việc, báo cáo là công cụ cần thiết để đánh giá tiến độ và hỗ trợ ra quyết định.

Nhưng báo cáo chỉ thực sự có ý nghĩa khi nó phản ánh đúng công việc đã diễn ra.

Nếu nhân viên phải dành quá nhiều thời gian để tạo ra báo cáo, doanh nghiệp sẽ vô tình làm giảm thời gian dành cho công việc tạo ra giá trị.

Vì vậy, Bros E&C lựa chọn một cách tiếp cận khác.

Thay vì tạo thêm nhiều biểu mẫu để phục vụ báo cáo, chúng tôi hướng tới việc xây dựng hệ thống mà trong đó dữ liệu được hình thành ngay từ quá trình làm việc hằng ngày.

Khi dữ liệu đã đầy đủ, các báo cáo quản trị sẽ được tổng hợp gần như tự động.

Điều này không chỉ giúp giảm áp lực cho đội ngũ mà còn giúp Ban lãnh đạo tiếp cận thông tin nhanh hơn, chính xác hơn và minh bạch hơn.

Chuyển đổi số là hành trình thay đổi tư duy

Có một quan điểm mà Bros E&C luôn kiên định trong quá trình chuyển đổi số:

Chuyển đổi số không phải là dự án của phòng Công nghệ thông tin. Đó là hành trình của toàn doanh nghiệp.

Mỗi quy trình được chuẩn hóa.

Mỗi dữ liệu được ghi nhận chính xác.

Mỗi phòng ban phối hợp hiệu quả hơn.

Tất cả những thay đổi nhỏ đó sẽ tạo nên một hệ thống quản trị hiện đại và bền vững.

Chúng tôi hiểu rằng hành trình này sẽ không thể hoàn thành trong một ngày.

Nhưng cũng chính vì vậy, Bros E&C lựa chọn bắt đầu từ hôm nay, thay vì chờ đến khi những hạn chế trở thành rào cản cho sự phát triển.

Một doanh nghiệp tốt không chỉ xây dựng những công trình tốt

Trong ngành xây dựng, chất lượng của một công trình không chỉ được quyết định bởi vật liệu hay thiết bị.

Đằng sau mỗi công trình là hàng nghìn quyết định được đưa ra mỗi ngày.

Những quyết định đó chỉ thực sự hiệu quả khi được xây dựng trên nền tảng của dữ liệu chính xác, quy trình rõ ràng và sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận.

Đó cũng là mục tiêu mà Bros E&C đang hướng tới.

Chúng tôi không coi chuyển đổi số là đích đến.

Chúng tôi coi đó là nền tảng để xây dựng một doanh nghiệp vận hành chuyên nghiệp hơn, minh bạch hơn và sẵn sàng cho những mục tiêu lớn hơn trong tương lai.

Hành trình ấy mới chỉ bắt đầu.

Nhưng chúng tôi tin rằng, mỗi bước thay đổi hôm nay sẽ góp phần tạo nên những giá trị bền vững cho khách hàng, đối tác và chính tập thể Bros E&C trong những năm sắp tới.